仕事が集中する中で何を考えたか
係長になって約１か月が経過しました。係の主要な事業の開始が重なり、いきなり年間の仕事のピークを迎えることに。係員が１名減になったこともあり、私を含め、係としての残業時間が多くなってしまったのは不本意でした。頑張ってますね、と言われましたが、その言葉はいらないです。仕事のピークも過ぎたので、来月は残業時間を８割減します。
最初に係内の仕事の分担をどのようにするのか、決める必要がありました。係長が自らが主担当となる仕事をもつケースもあります。しかし、今年度は係員が１名減となったこともあり、仕事を整理してやり方を変える必要があることから、思い切ってすべての仕事について主担当は係員に配分し、自分はぞれぞれの業務の2ndまたは3rdのバックアップとしました。
急な仕事への対処も必要であり、係長が余裕をもっていないと結局、係員が定時に帰り、係長だけ仕事を抱えて残業という悪いパターンに陥ります。それに、係員が大変だというときに一部を引き受けるなどカバーした方が係員から感謝もされますしね（笑）。
４月に係の主要な事業が重なってしまい残業が増えてしまった状況下で考えて実行したことは、各係員が取り組んでいる仕事を確認し、現在すべきことか、先伸ばしできないか仕分けをすること。数日でもズラすことができれば、特定の仕事を係員で分担して片付けることができます。十分できたとは言えないけれど、途中からそれなりに分担はできたと思います。
各係員の仕事のペースやクセも少しずつ掴めてきました。気になるのは、考え込む時間が長く、締め切りギリギリになってしまうパターンです。このパターンに対しては、60-80%の完成度で相談するのではなく、20%、40%、60%、80%と細かく刻んで相談してほしいと伝えました。一人で悩んで時間を使ってしまうのはもったいない。細かく刻むことにより進捗もわかるようになり、締め切りよりは１〜２日余裕ができるように改善できてきました。
いろいろ書きましたが、最初の１か月は特に大きな問題もなく、順調にマネジメントはできたと思います。1 on 1はまだスタートできていませんが、５月の連休後に始められそうです。
